Bạn có thể dễ dàng tìm ra hàng trăm lựa chọn cho công cụ truyền thông nội bộ hiệu quả tại nơi làm việc. Điều khó khăn ở đây là tìm ra công cụ thực sự hiệu quả và phù hợp với đặc thù doanh nghiệp của bạn, công cụ có khả năng giải quyết các vấn đề thực sự của nhân viên. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ 5 công cụ được thiết kế để cải thiện giao tiếp nội bộ và cách sử dụng chúng hiệu quả.
Các loại công cụ truyền thông nội bộ
1. Mạng nội bộ và diễn đàn
Mạng nội bộ là gì?
Mạng nội bộ là một mạng riêng được kết nối qua web. Nó được thiết kế như một kênh tập trung cho truyền thông nội bộ, nơi nhân viên có thể thu thập, chia sẻ và truy cập thông tin. Mạng nội bộ thường được sử dụng như một kênh để nhân viên giữ kết nối với những gì đang xảy ra trong công ty.
Lợi ích của mạng nội bộ:
- Bảo mật: mạng nội bộ là một cộng đồng khép kín, vì vậy thông tin cá nhân có thể được chia sẻ trong công ty mà không sợ bị các nguồn khác thu thập.
- Nó có thể được chia thành các phần và nhánh chuyên dụng, giúp sắp xếp thông tin một cách khoa học và logic.
- Nó có thể lưu trữ các tệp như tài liệu và bảng tính, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy cập.
- Có khả năng tối ưu theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Sự khác biệt giữa mạng nội bộ và diễn đàn
Một số công ty sẽ sử dụng cả mạng nội bộ và diễn đàn; một số sẽ sử dụng mạng nội bộ có chứa thành phần diễn đàn; và một số sẽ chỉ dùng mạng nội bộ hoặc diễn đàn.
Mạng nội bộ tập hợp các phương thức liên lạc khác nhau, vì vậy, mạng nội bộ vừa cung cấp khả năng trao đổi thông tin như diễn đàn vừa lưu trữ/chia sẻ được cái file tài liệu, thông tin khác.
Diễn đàn là một nền tảng để trò chuyện và thường sẽ được “phân luồng” để nhân viên có thể chuyển đổi giữa các chủ đề khác nhau có liên quan đến họ.
Ví dụ về công cụ mạng nội bộ: Igloo
Igloo là một công cụ mạng nội bộ tập hợp tất cả các tài nguyên quan trọng đối với một nhóm. Nó cho phép doanh nghiệp tạo “trung tâm” thông tin, các phòng nhóm, nơi mọi người có thể thảo luận về các ý tưởng và cơ sở kiến thức chuyên sâu để không ai phải hỏi cùng một câu hỏi hai lần.
2. Bảng hiệu kỹ thuật số (Digital signage)
Bảng hiệu kỹ thuật số hiện nay là một phương pháp giao tiếp nội bộ thụ động duy nhất.
Nếu bạn cảm thấy rằng không có nhiều thông tin thực sự được các thành viên trong công ty tiếp thu, thì màn hình kỹ thuật số có thể giúp ích. Việc thực hiện phương pháp chia sẻ thông tin thụ động làm tăng luồng cập nhật của công ty, mà không cần thêm một kênh nào khác khiến nhân viên phải chủ động kiểm tra. Bạn hoàn toàn có thể sắp xếp lịch phát sóng cho các thông tin một cách linh hoạt, nhanh chóng và dễ dàng. Tham khảo thêm giải pháp bảng hiệu kỹ thuật số cho văn phòng tại đây.
Lợi ích của bảng hiệu kỹ thuật số:
- Thông tin có thể được cập nhật và triển khai ngay lập tức – không phải đợi bản in hoặc thiết kế.
- Màn hình có thể được lên lịch để phát các nội dung khác nhau vào các thời điểm khác nhau.
- Màn hình có khả năng hiển thị sống động các nội dung như hình ảnh, video, hoặc thậm chí phát trực tiếp sự kiện đang diễn ra.
- Màn hình giúp các nhân viên ở những trụ sở khác nhau có thể giao tiếp, họp một cách trực quan.
Ví dụ về công cụ bảng hiệu kỹ thuật số: AdTRUE Cloud
Với AdTRUE Cloud, doanh nghiệp có thể chia sẻ bất kỳ nội dung nào lên màn hình kỹ thuật số của mình. Phần mềm quản lý nội dung AdTRUE Cloud cho phép bạn lên lịch phát sóng các nội dung, quản lý hệ thống màn hình theo từng thiết bị cho đến nhóm các thiết bị tại một khu vực. Tất cả các thao tác được thiết kế đơn giản, dễ sử dụng.
3. Collaboration tools (các công cụ hợp tác)
Collaboration tools là gì?
Collaboration tools, tạm dịch là các công cụ hợp tác, là bất kỳ công cụ nào cho phép nhiều người truy cập, để chia sẻ dự án, thêm phản hồi, ghi chú hoặc nhận xét. Phần mềm dựa trên điện toán đám mây đã thay đổi cách thức truy cập các công cụ cộng tác. Nhiều công cụ cộng tác hiện đại cho phép nhiều người dùng truy cập đồng thời và cung cấp các tính năng cần thiết để theo dõi và lưu các phiên bản khác nhau khi dự án thay đổi.
Lợi ích của công cụ hợp tác đối với giao tiếp nội bộ:
- Cho phép người dùng đồng thời truy cập
- Tăng khả năng cộng tác
- Thay đổi trực tiếp và phản hồi theo thời gian thực
- Dễ dàng hoàn nguyên về các dự án trước đó hoặc các thay đổi
- Một nơi để lưu trữ tất cả các ghi chú của dự án
Tại sao bạn có thể sử dụng một công cụ cộng tác?
Không phải tất cả các công ty đều sử dụng các công cụ hợp tác nhưng những người từng sử dụng đều đánh giá rằng họ có ít chuỗi email hơn, quản lý dự án hiệu quả hơn và các lợi ích bảo mật, chẳng hạn như hạn chế một dự án chỉ với một vài thành viên trong nhóm cụ thể. Các công cụ hợp tác giúp theo dõi công việc, xem tiến trình và kiểm soát phiên bản đối với tài liệu một cách hiệu quả.
Ví dụ về công cụ cộng tác: Google Documents
Một trong những ứng dụng phổ biến và được sử dụng rất rộng rãi là Google Documents . Có lẽ là cách dễ nhất từ trước đến nay để tạo tài liệu, bảng tính hoặc trang trình bày và chia sẻ chúng với một nhóm bất kỳ. Với Google Documents, không có nguy cơ bị mất tệp và bạn không bao giờ phải nhấp vào “lưu”, vì nó sẽ tự động làm việc đó. Hơn nữa đây còn là một công cụ miễn phí. Bạn có thể sắp xếp các tệp theo thư mục như trên máy tính để thuận tiện cho việc tìm kiếm và có vô số cài đặt cho phép nhóm của bạn chỉnh sửa hoặc chỉ xem.
4. Mạng xã hội của nhân viên
Mạng xã hội nhân viên là gì? (ESN)
Mạng xã hội dành cho nhân viên là một công cụ tương đối mới để giao tiếp nội bộ. Các tổ chức có thể sử dụng các tính năng tương tự của mạng xã hội công cộng để khuyến khích nhân viên kết nối và thảo luận về các chủ đề liên quan đến công việc. Đây có thể là phần phụ từ một mạng xã hội thông thường, như Facebook by Work ; hoặc một nền tảng độc lập như Yammer. Nhiều doanh nghiệp sử dụng chúng để chia sẻ các sự kiện, blog của công ty và tất cả thông tin mà nhân viên cần truy cập. Bằng cách này, mạng xã hội có thể trở thành một nơi để nhân viên thể hiện và sáng tạo hơn.
Lợi ích của mạng xã hội dành cho nhân viên:
- Một cách để xây dựng cộng đồng giữa các nhân viên có thể không làm việc trong cùng một văn phòng.
- Xây dựng tính minh bạch bằng cách chia sẻ những lời khen ngợi, ghi nhận và cập nhật dự án của nhân viên.
- Nơi để nhân viên thảo luận về những mối quan tâm chung, liên quan đến công việc hoặc những thứ khác.
Ví dụ về công cụ mạng xã hội của nhân viên: Jostle
Jostle là một ví dụ về mạng xã hội dành cho nhân viên.
Jostle là một công cụ dễ điều hướng và đơn giản cho bất kỳ thành viên nào cũng có thể sử dụng. Jostle luôn nỗ lực cập nhật sản phẩm và thêm các tính năng mới để các doanh nghiệp dễ dàng quản lý thông tin liên lạc nội bộ.
5. Công cụ trò chuyện video
Công cụ trò chuyện video là gì?
Công cụ trò chuyện video cho phép những người khác nhau kết nối qua cuộc gọi thoại hoặc video qua internet. Ví dụ về các công cụ trò chuyện video bao gồm Google meet, Skype, Zoom và PowWowNow. Với các doanh nghiệp có nhiều trụ sở tại nhiều nơi khác nhau. Các nhóm cần có công cụ để họp bàn, giao tiếp một cách hiệu quả.
Lợi ích của công cụ trò chuyện video:
- Giúp nhân viên kết nối trực quan
- Cung cấp cho mọi người cùng một công cụ để áp dụng
- Thường miễn phí hoặc với chi phí thấp hơn so với các cuộc gọi điện thoại
Ví dụ về công cụ trò chuyện video: Zoom
Zoom là một công cụ họp trực tuyến phổ biến, đặc biệt trong thời kỳ dịch bệnh, các tổ chức từ trường học đến doanh nghiệp đều sử dụng Zoom như một công cụ trao đổi thông tin hiệu quả. Zoom cung cấp cho bạn các công cụ cần thiết để thiết lập cuộc họp, chia sẻ màn hình, chia nhóm thảo luận… Các cuộc họp dễ dàng thiết lập và có thể được chia sẻ với mọi người bằng một liên kết đơn giản hoặc ID và mật khẩu.
Zoom có thể hoạt động trên Mac, Windows, Linux, Chromebook, iOS và Android. Khả năng gọi điện hoặc lên lịch cuộc họp với bất kỳ ai, cho dù trong tổ chức của bạn hay không.Trên đây là một số công cụ giúp doanh nghiệp cải thiện thông tin liên lạc và truyền thông nội bộ. Bạn cần tư vấn thêm về giải pháp Digital signage, vui lòng liên hệ với chúng tôi tại đây để được tư vấn.
